Аренда офиса: на что смотреть в договоре и в самом офисе?
Если Вы относитесь к числу тех немногих счастливчиков, у которых имеется бюджет на приобретение собственного офиса и которые используют этот офис исключительно для собственных нужд – настоящая статья не будет для вас информативной.
Если же Вы относитесь к подавляющему большинству предпринимателей, Вы обязательно сталкиваетесь с необходимостью арендовать коммерческую недвижимость. На что смотреть в договоре аренды, чтобы не оказаться в неприятном положении при аренде нового офиса?
Начнем с юридической части вопроса. Что такое договор аренды нежилого помещения в контексте предпринимательской деятельности?
По договору аренды арендодатель предоставляет в пользование арендатора некую недвижимость – часть помещения, помещение, здание, сооружение, для осуществления предпринимателем его коммерческой деятельности. Нежилое помещение может быть предоставлено для размещения офиса, склада или производства.
Какие юридические лайфхаки может применить любой предприниматель при заключении договора аренды? Будем говорить об особенностях, а не об общепринятых вещах – ответственности или обязательных условиях договора аренды.
1) Убедитесь в праве арендодателя предоставить объект аренды в ваше пользование. Запросите документ, подтверждающий права арендодателя на нежилое помещение. Это может быть свидетельство о праве собственности, договор аренды с правом передачи нежилого помещения в субаренду или иной документ, позволяющий однозначно установить, что арендодатель законно предоставляет вам помещение. Сохраните себе копию такого документа и храните в течение всего срока аренды и не менее пяти лет после его окончания.
2) Обязательно заключайте договор аренды в письменной форме.
3) Следите за сроком договора. Договор, заключенный на срок, превышающий один год, должен быть зарегистрирован в Росреестре. Большинство арендодателей заключает договор аренды на 11 месяцев и предоставляет арендатору преимущественное право продления Договора на тот же срок на тех же условиях, или заключает договор аренды заново каждые 11 месяцев – чтобы не было обязанности регистрировать договор. Но в этой истории с регистрацией есть маленький секрет – она касается только случаев, когда в договоре установлен конкретный срок аренды. Договор аренды, заключенный на неопределенный срок, не нуждается в государственной регистрации (п. 11 Обзора практики разрешения споров, связанных с применением Федерального закона "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (Приложение к Информационному письму Президиума ВАС РФ от 16.02.2001 N 59)) .
4) Сразу определитесь, есть ли у вас необходимость регистрировать юридический адрес в арендуемом офисе. Условие о предоставлении юридического адреса должно быть в договоре аренды и в гарантийном письме о предоставлении юридического адреса от арендодателя, без которого вам не зарегистрировать новый адрес в налоговой. Задайте арендодателю вопрос, есть ли адрес, который он готов предоставить вам в качестве юридического адреса в Государственном адресном реестре (ГАР). ФЕДЕРАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ АДРЕСНАЯ СИСТЕМА – относительная новация налоговых органов. Нет вашего адреса в этой системе – не пройдет регистрация в ЕГРЮЛ.
Какие практические советы нужно учитывать при аренде офиса или иного коммерческого помещения?
1) Смотрите на наличие в договоре обеспечительного платежа – за сколько месяцев он вносится, когда, зачитывается в арендную плату или возвращается при окончании договора аренды.
2) Обращайте внимание на каких условиях арендодатель может повышать арендный платеж и на каких условиях договор расторгается до истечения срока аренды. Многие арендодатели ограничивают возможность расторжения договора для арендатора, а за досрочное расторжение необходимо платить штраф.
3) Обязательно выезжайте на место и осматривайте состояние и расположение помещения. Посмотрите расположение санузлов, количество лифтов, транспортную доступность, магазины, аптеки, столовые, где смогут питаться сотрудники.
4) В тему юрадреса – спросите, предоставляется ли он в счет аренды или за дополнительную плату. Некоторые арендодатели отказываются предоставлять юрадрес или увеличивают платеж при его предоставлении.
5) Для удобства расчетов и сравнения по рынку смотрите не цену аренды всего помещения за месяц, а стоимость аренды квадратного метра в год. Сразу спросите, что именно включено в стоимость аренды – коммунальные платежи, клининг, вывоз мусора, иные услуги. Узнайте кто поставляет электроэнергию в здание – напрямую поставщик коммунальных услуг или владельцы здания. Если сталкиваетесь с тем, что электроэнергию поставляют не коммунальщики, а владельцы – учитывайте, что тарифы могут отличаться от распространенных.
6) Узнавайте заранее о наличии собственной парковки. Спросите, сколько парковочных мест входит в стоимость аренды, а если они не входят в стоимость – сколько стоит аренда парковочных мест. Обязательно уточните, по каким правилам в бизнес-центре предоставляют гостевые пропуска на парковки – платно, бесплатно, есть ли ограничение по времени.
7) Заранее уточняйте режим работы бизнес-центра или территории. Если вы знаете, что задерживаетесь, а бизнес-центр работает до 18.00 и после этого арендодатели не могут там находиться (а примеры таких правил есть на рынке) – необходимо подбирать другой вариант помещения.
8) Спрашивайте об арендных каникулах. От недели и до двух месяцев на произведение ремонта, заезд и подключение оборудования всегда можно выторговать у адекватного арендодателя. Если хотите делать ремонт, заранее согласовывайте его с арендодателем и спрашивайте, чьими силами он осуществляется. Многие собственники зданий и помещений имеют собственные ремонтные бригады и не разрешают арендодателям приглашать сторонних рабочих. Узнавайте, можно ли сверлить стены, до того, как начнете это делать.
9) Заранее узнавайте как работает пропускная система в здании. Где стоят пропускные системы, есть ли видеонаблюдение и охранная служба. Эта информация нужна и вам, и вашим сотрудникам, и посетителям.
10) Посмотрите, какой налоговой будет подотчетен новый юридический адрес и почитайте о ней отзывы. Некоторые налоговые более активно следят за нахождением арендаторов по зарегистрированным адресам, некоторые менее, другие вообще всем вновь зарегистрированным в районе компаниям рассылают уведомления о недействительности юрадреса.
11) Уточните у арендодателя, какие в здании имеются интернет-провайдеры и сколько их. Сколько стоит прокладка интернета в офис и какие есть тарифы. После этого определитесь, услугами какого провайдера воспользуетесь. Помимо провайдеров, некоторые арендодатели ставят ограничение – разрешают пользоваться услугами только своей клининговой компании, доставки воды и прочими. Такие вещи необходимо узнать заранее.
12) Запросите правила нахождения в бизнес-центре или на территории и ознакомьте с ними своих сотрудников. Выясняйте заранее, где находятся разрешенные места для курения, можно ли проносить на территорию крупногабаритные вещи или товары, размещать свою рекламу и так далее.
13) Если помещение или здание находится в промышленной зоне или рядом с крупными предприятиями – позаботьтесь о своих сотрудниках и сделайте замер радиации в районе. Особенно это касается крупных городов, и взят такой совет из практического опыта.
14) Если решились подписывать договор аренды, досконально зафиксируйте все недостатки помещения – повреждения, потертости, царапины, подтеки. Все соберите в фототаблицу и подпишите ее вместе с арендодателем, чтобы эти повреждения после окончания аренды не повесили на вас.
Резюмируя, можно сказать, что к подбору помещения для компании нужно относиться не менее внимательно, чем к выбору собственного жилья. Подходите к принятию решения с разных сторон и моделируйте различные ситуации, заранее составив список вопросов, которые необходимо проговорить с арендодателем «на берегу». Не бойтесь задавать много вопросов, ведь вы арендуете офис не на день или неделю.
Если Вы как раз задумались о подборе помещения – распечатайте эту статью, допишите свои собственные вопросы к арендодателю и используйте её как чек-лист.
А авторы этой статьи – сооснователи Сервиса Внештатник - желают вам успехов в подборе вашего идеального офиса и бесконечной любви к вашему делу.
С уважением,
Александр Сергеев и Александра Турковская
Если Вы относитесь к числу тех немногих счастливчиков, у которых имеется бюджет на приобретение собственного офиса и которые используют этот офис исключительно для собственных нужд – настоящая статья не будет для вас информативной.
Если же Вы относитесь к подавляющему большинству предпринимателей, Вы обязательно сталкиваетесь с необходимостью арендовать коммерческую недвижимость. На что смотреть в договоре аренды, чтобы не оказаться в неприятном положении при аренде нового офиса?
Начнем с юридической части вопроса. Что такое договор аренды нежилого помещения в контексте предпринимательской деятельности?
По договору аренды арендодатель предоставляет в пользование арендатора некую недвижимость – часть помещения, помещение, здание, сооружение, для осуществления предпринимателем его коммерческой деятельности. Нежилое помещение может быть предоставлено для размещения офиса, склада или производства.
Какие юридические лайфхаки может применить любой предприниматель при заключении договора аренды? Будем говорить об особенностях, а не об общепринятых вещах – ответственности или обязательных условиях договора аренды.
1) Убедитесь в праве арендодателя предоставить объект аренды в ваше пользование. Запросите документ, подтверждающий права арендодателя на нежилое помещение. Это может быть свидетельство о праве собственности, договор аренды с правом передачи нежилого помещения в субаренду или иной документ, позволяющий однозначно установить, что арендодатель законно предоставляет вам помещение. Сохраните себе копию такого документа и храните в течение всего срока аренды и не менее пяти лет после его окончания.
2) Обязательно заключайте договор аренды в письменной форме.
3) Следите за сроком договора. Договор, заключенный на срок, превышающий один год, должен быть зарегистрирован в Росреестре. Большинство арендодателей заключает договор аренды на 11 месяцев и предоставляет арендатору преимущественное право продления Договора на тот же срок на тех же условиях, или заключает договор аренды заново каждые 11 месяцев – чтобы не было обязанности регистрировать договор. Но в этой истории с регистрацией есть маленький секрет – она касается только случаев, когда в договоре установлен конкретный срок аренды. Договор аренды, заключенный на неопределенный срок, не нуждается в государственной регистрации (п. 11 Обзора практики разрешения споров, связанных с применением Федерального закона "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (Приложение к Информационному письму Президиума ВАС РФ от 16.02.2001 N 59)) .
4) Сразу определитесь, есть ли у вас необходимость регистрировать юридический адрес в арендуемом офисе. Условие о предоставлении юридического адреса должно быть в договоре аренды и в гарантийном письме о предоставлении юридического адреса от арендодателя, без которого вам не зарегистрировать новый адрес в налоговой. Задайте арендодателю вопрос, есть ли адрес, который он готов предоставить вам в качестве юридического адреса в Государственном адресном реестре (ГАР). ФЕДЕРАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ АДРЕСНАЯ СИСТЕМА – относительная новация налоговых органов. Нет вашего адреса в этой системе – не пройдет регистрация в ЕГРЮЛ.
Какие практические советы нужно учитывать при аренде офиса или иного коммерческого помещения?
1) Смотрите на наличие в договоре обеспечительного платежа – за сколько месяцев он вносится, когда, зачитывается в арендную плату или возвращается при окончании договора аренды.
2) Обращайте внимание на каких условиях арендодатель может повышать арендный платеж и на каких условиях договор расторгается до истечения срока аренды. Многие арендодатели ограничивают возможность расторжения договора для арендатора, а за досрочное расторжение необходимо платить штраф.
3) Обязательно выезжайте на место и осматривайте состояние и расположение помещения. Посмотрите расположение санузлов, количество лифтов, транспортную доступность, магазины, аптеки, столовые, где смогут питаться сотрудники.
4) В тему юрадреса – спросите, предоставляется ли он в счет аренды или за дополнительную плату. Некоторые арендодатели отказываются предоставлять юрадрес или увеличивают платеж при его предоставлении.
5) Для удобства расчетов и сравнения по рынку смотрите не цену аренды всего помещения за месяц, а стоимость аренды квадратного метра в год. Сразу спросите, что именно включено в стоимость аренды – коммунальные платежи, клининг, вывоз мусора, иные услуги. Узнайте кто поставляет электроэнергию в здание – напрямую поставщик коммунальных услуг или владельцы здания. Если сталкиваетесь с тем, что электроэнергию поставляют не коммунальщики, а владельцы – учитывайте, что тарифы могут отличаться от распространенных.
6) Узнавайте заранее о наличии собственной парковки. Спросите, сколько парковочных мест входит в стоимость аренды, а если они не входят в стоимость – сколько стоит аренда парковочных мест. Обязательно уточните, по каким правилам в бизнес-центре предоставляют гостевые пропуска на парковки – платно, бесплатно, есть ли ограничение по времени.
7) Заранее уточняйте режим работы бизнес-центра или территории. Если вы знаете, что задерживаетесь, а бизнес-центр работает до 18.00 и после этого арендодатели не могут там находиться (а примеры таких правил есть на рынке) – необходимо подбирать другой вариант помещения.
8) Спрашивайте об арендных каникулах. От недели и до двух месяцев на произведение ремонта, заезд и подключение оборудования всегда можно выторговать у адекватного арендодателя. Если хотите делать ремонт, заранее согласовывайте его с арендодателем и спрашивайте, чьими силами он осуществляется. Многие собственники зданий и помещений имеют собственные ремонтные бригады и не разрешают арендодателям приглашать сторонних рабочих. Узнавайте, можно ли сверлить стены, до того, как начнете это делать.
9) Заранее узнавайте как работает пропускная система в здании. Где стоят пропускные системы, есть ли видеонаблюдение и охранная служба. Эта информация нужна и вам, и вашим сотрудникам, и посетителям.
10) Посмотрите, какой налоговой будет подотчетен новый юридический адрес и почитайте о ней отзывы. Некоторые налоговые более активно следят за нахождением арендаторов по зарегистрированным адресам, некоторые менее, другие вообще всем вновь зарегистрированным в районе компаниям рассылают уведомления о недействительности юрадреса.
11) Уточните у арендодателя, какие в здании имеются интернет-провайдеры и сколько их. Сколько стоит прокладка интернета в офис и какие есть тарифы. После этого определитесь, услугами какого провайдера воспользуетесь. Помимо провайдеров, некоторые арендодатели ставят ограничение – разрешают пользоваться услугами только своей клининговой компании, доставки воды и прочими. Такие вещи необходимо узнать заранее.
12) Запросите правила нахождения в бизнес-центре или на территории и ознакомьте с ними своих сотрудников. Выясняйте заранее, где находятся разрешенные места для курения, можно ли проносить на территорию крупногабаритные вещи или товары, размещать свою рекламу и так далее.
13) Если помещение или здание находится в промышленной зоне или рядом с крупными предприятиями – позаботьтесь о своих сотрудниках и сделайте замер радиации в районе. Особенно это касается крупных городов, и взят такой совет из практического опыта.
14) Если решились подписывать договор аренды, досконально зафиксируйте все недостатки помещения – повреждения, потертости, царапины, подтеки. Все соберите в фототаблицу и подпишите ее вместе с арендодателем, чтобы эти повреждения после окончания аренды не повесили на вас.
Резюмируя, можно сказать, что к подбору помещения для компании нужно относиться не менее внимательно, чем к выбору собственного жилья. Подходите к принятию решения с разных сторон и моделируйте различные ситуации, заранее составив список вопросов, которые необходимо проговорить с арендодателем «на берегу». Не бойтесь задавать много вопросов, ведь вы арендуете офис не на день или неделю.
Если Вы как раз задумались о подборе помещения – распечатайте эту статью, допишите свои собственные вопросы к арендодателю и используйте её как чек-лист.
А авторы этой статьи – сооснователи Сервиса Внештатник - желают вам успехов в подборе вашего идеального офиса и бесконечной любви к вашему делу.
С уважением,
Александр Сергеев и Александра Турковская