К вам не приходили из военкомата с проверкой? Еще не вечер.
Все организации независимо от форм собственности и количества сотрудников обязаны осуществлять воинский учет работников – выполнять мероприятия по сбору, хранению и передаче сведений о военнообязанных и призывниках в органы военкомата.
При этом индивидуальные предприниматели, самозанятые не обязаны вести воинский учет.
Военные комиссариаты проверяют ведение воинского учета:
- в организациях свыше 500 человек – ежегодно.
- в остальных – не реже одного раза в три года.
Отсутствие до сих пор военного комиссариата на пороге вашего офиса обусловлено лишь загруженностью военкоматов, а не исключительной особенностью вашей компании.
Критерии, по которым проводятся проверки:
1) организация осуществления воинского учета в организациях в целом.
2) полнота и достоверность сведений, содержащихся в карточках призывников и граждан, пребывающих в запасе.
Если ранее вы не вели воинский учет, самое время начать.
С 1 октября 2023 года появятся новые штрафы для работодателей за нарушение воинского учета, а также увеличатся штрафы для должностных лиц. Таблицу, содержащую сравнение нынешних штрафов, действующих до 1 октября 2023 года, со штрафами, которые будут актуальны после 1 октября 2023 года, прикрепляем ниже.
Если ваша организация существует десятилетия, а воинский учет никогда не осуществлялся, начните с проведения сверки с документами воинского учета и паспортом работников.
На данном этапе работодателю необходимо принять решение – будут ли сейчас устраняться допущенные нарушения в отношении ранее принятых/уволенных сотрудников или воинский учет будет вестись «с чистого листа» с 1 октября по новым правилам. Однако важно помнить, что правонарушения в области воинского учета, которые не были устранены на момент проверки, могут трактоваться военным комиссаром, как «длящиеся». Это значит, что срок исковой давности (3 года) начнет исчисляться лишь со дня обнаружения военным комиссаром нарушения.
Воинский учет подразделяется на общий и специальный.
На специальном воинском учете состоят военнообязанные, которые бронируются (закрепляются) за органами государственной власти или организациями. Все, что интересует относительно специального воинского учета и бронирования, рекомендуем узнавать непосредственно в районной комиссии по бронированию, так как детальная информация носит конфиденциальный характер.
Остальные военнообязанные состоят на общем воинском учете. Об этом далее и пойдет речь.
Кто подлежит воинскому учету?
Отвечая на этот вопрос, рекомендуем исходить от обратного – есть закрытый (не подлежащий расширительному толкованию) перечень лиц, в отношении которых воинский учет не применим:
- освобожденные от исполнения воинской обязанности (категория годности – Д);
- проходящие военную службу;
- отбывающие наказание в виде лишения свободы;
- женщины, не имеющие военно-учетной специальности;
- постоянно проживающие за пределами Российской Федерации;
- имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе СВР РФ и ФСБ РФ;
- лица, достигшие предельного возраста пребывания в запасе и снятые с воинского учета.
Как вы видите, в список исключений не включены внешние совместители и дистанционные работники – они подлежат воинскому учету на общих началах.
Полный список граждан, подлежащих воинскому учету, следует смотреть в п. 14 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719.
В случае, когда воинский учет осуществляется «с нуля», предлагаем следующий алгоритм действий:
1) необходимо определить лицо, ответственное за ведение воинского учета, путем издания приказа.
За состояние воинского учета в организациях отвечают их руководители. В то же время вести воинский учет может руководитель или другие назначенные должностные лица.
Если в компании менее 500 граждан, подлежащих воинскому учету, то назначаем одного специалиста через совмещение или совместительство.
«Отделаться» поверхностным добавлением в трудовой договор/должностную инструкцию дополнительной к основной трудовой функции обязанности по ведению воинского учета не получится – на страже этого правила стоит трудовое законодательство. Поручение ведения воинского учета возможно только с письменного согласия работника и за дополнительную плату.
2) Утвердить должностную инструкцию. Нет необходимости изобретать велосипед – перечень обязанностей можно установить, вдохновившись статьями 4, 8 ФЗ от 28.03.1998 № 53-ФЗ, статьей ст. 9 ФЗ от 26.02.1997 № 31-ФЗ, пунктами 30-32 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
3) Выделить специально оборудованное помещение, оформить информационный стенд. Ответственность за несоблюдение этого условия не предусмотрена, но возможно снижение оценки при проведении проверки.
4) Явиться по записи в военкомат с пакетом документов: приказ о назначении ответственного, план работы на календарный год, карточку учета организации, сопроводительное письмо (опционально), которые необходимо согласовать с военным комиссариатом. Конкретный перечень документов рекомендуем предварительно уточнить у военного комиссара.
5) Оформить отдельное делопроизводство. Для этих целей создаются папки, названия и количество которых следует уточнить в военном комиссариате. Это могут быть папки, содержащие соответствующие НПА, документы по ведению воинского учета, переписку с военным комиссариатом. Также необходимо оформить журнал проверок осуществления воинского учета.
Ведение воинского учета в организации осуществляется с точки зрения следующих аспектов:
· учетная работа при приеме документов;
· ведение учетных форм;
· сдача отчетности.
При приеме граждан на работу ответственное за ведение воинского учета лицо обязано проверить паспорт и документы воинского учета: наличие и подлинность записей, количество страниц, наличие/отсутствие неоговоренных исправлений и т.д. Подробная инструкция изложена в п. 30 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
Копии военных билетов хранить не рекомендуем, поскольку это может свидетельствовать об избыточности персональных данных, что является нарушением.
Работнику необходимо разъяснить его обязанности в области воинского учета и предупредить об ответственности за их неисполнение под подпись.
Отказывать в приеме на работу соискателю по причине отсутствия документа воинского учета запрещено трудовым законодательством. При этом работодатель несет ответственность за несообщение сведений о приеме на работу гражданина, состоящего или обязанного состоять на воинском учете, в установленный срок.
Если в документах воинского учета обнаружены какие-то исправления, неточности, работнику необходимо выдать направление для явки в военкомат и дополнительно проинформировать об этом комиссара.
После проведения учетной работы/сверки заполняются и ведутся карточки (форма № 10) в бумажной и электронной форме.
Обратите внимание на записи, которые нужно вносить карандашом! Карточки размещаются по соответствующим картотекам.
За ведение карточек с нарушениями административная ответственность отсутствует. Однако важно своевременно актуализировать сведения о работниках и сообщать военкомату об изменениях, в том числе в рамках ежегодных сверок:
1) с документами воинского учета работников.
2) с военкоматами.
Работник, ответственный за ведение воинского учета в организации, обязан направлять различные сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету – перечень и сроки их представления с учетом предстоящих изменений законодательства прилагаем ниже, а здесь обращаем ваше внимание на следующие особенности:
· сокращены сроки направления сведений;
· введены новые основания административной ответственности для должностных лиц;